发送数字会议日历邀请是组织活动并与潜在与会者分享有关活动信息的好方法。此时发送会议日程的一种方法是使用 Microsoft Outlook，这是一个用户可以在线访问的免费程序。如果您经常主持会议或其他类型的工作相关活动，学习如何使用 Outlook 发送日历邀请会很有用，这有助于让您的同事了解您正在管理的事件。
在 Outlook 中发送会议日程表的原因
人们通过 Outlook 发送日历邀请的原因有很多。当人们想要同时与多个人交流并有条理地记录活动准备情况时，许多人会使用它来发送邀请。使用此程序可将每个邀请保存为一封电子邮件，以便您以后访问。
另一个原因是通知您的同事有 电话号码 关重要会议的信息，例如面试或信息发布会。这是一种与人们快速分享邀请的简单方法。您还可以发送 Outlook 会议日历，用于生日聚会或颁奖典礼等特殊活动。
何时应发送 Outlook 会议日程表？
在确定发送会议邀请的最佳时间时，需要考虑两个因素：
- 把握好时机，增加收件人打开并回复会议请求的机会
- 您应该提前适当时间通知您的客人
何时发送电子邮件以获得最佳打开率
根据 2020 年 Yesware 数据，发送日 透過加權系統衡量來源的 历事件电子邮件的最佳时间是下午 2:00，而另一个选择是上午 11:00。使用此方法时请注意时区，无论做什么，都要避免在清晨发送电子邮件。
虽然周六和周日发出的会议邀请和预订的会议数量似乎都很低，但接受的邀请与发出的邀请的比例却令人印象深刻。数据显示，如果邀请是在周六发出的，多达 90% 的邀请参与者会在日历中添加新活动。
如果您有严格的周末不工作规定，那么最好的选择就是周一。这个想法是，人们普遍渴望以富有成效的方式开始新的一周。一周初，待办事项清单上的事情可能较少。
在 Outlook 中发送会议日程
以下是通过 Outlook 发送会议日历的一些步骤：
1. 在 Outlook 日历中创建新事件
从 Outlook 发送日历邀请的 邮寄线索 第一步是在日历上为您的活动创建一个条目。为此，您可以单击 Outlook 菜单左上角的虚线区域。打开此任务列表后，您可以选择“日历”。
打开“日历”菜单后，您可以选择“新事件”选项来创建条目。
2. 打开电子邮件收件箱中的日历邀请
当您创建的事件出现在日历上时，您可以从“邀请与会者”字段中选择您想要参加会议的人。
3. 选择你想邀请的人
发送 Outlook 日历邀请的下一步是确定您想要邀请谁参加您的活动。您可能已经准备好了与会者名单，但您也可以检查 Outlook 电子邮件地址簿，以确保您记得邀请所有想要加入的人。一旦您知道想要邀请谁，您就可以从“邀请参与者”区域添加人员。
如果您已经在查看地址簿，则可以通过单击添加收件人，但您也可以手动输入每个收件人的电子邮件地址。
4. 添加其他详细信息
添加想要邀请的人后，您可以输入适用于该活动的任何其他详细信息。例如，为发出的电子邮件创建主题行非常重要，这样收件人在收件箱中看到邀请时就知道他们已经收到了邀请。
您还可以添加特定于活动的详细信息，例如举办活动的地点、活动的开始和结束时间以及人们可能需要携带的物品。
5. 添加描述性消息
在电子邮件正文中包含一条解释邀请的信息可能会有所帮助。这可以向收件人提供有关您发送邀请的原因的详细信息，例如活动的原因和邀请对象。例如，如果团队领导想要安排与销售团队的会议来设定新的销售目标，他或她可以在邀请电子邮件中解释这一点。添加此类段落还可以减少收件人可能对事件提出的问题数量，从而有助于节省时间。